Per atto straniero si intende l’atto redatto e compilato all’estero da autorità straniere, anche se in lingua italiana, che per poter essere usato in Italia richiede la legalizzazione o l’apostille.
Può essere un certificato o un atto notarile: atti dello stato civile e atti pubblici formati in uno Stato Estero.
Non è “straniero”, sotto questo profilo, l’atto redatto da consolati o ambasciate italiane all’estero, anche se le parti sono straniere.
Se redatto in lingua straniera, l’atto deve essere tradotto.

L’obbligo di legalizzazione per l’atto straniero è attualmente previsto dall’art. 33 del T.U. 28 dicembre 2000 n. 445.

La legalizzazione

Gli atti formati all’estero:
• da autorità straniere: sono legalizzati dalle autorità diplomatiche o consolari italiane nello Stato di formazione del documento;
• dalle rappresentanze diplomatiche o consolari italiane: non devono essere legalizzati.

Sono fatti salvi i trattati internazionali che dispongono diversamente (Convenzione Aja 5 ottobre 1961).

La legalizzazione è un requisito essenziale affinché un atto straniero possa valere legalmente in Italia.

Essa consiste solo nella attestazione ufficiale  della qualifica legale del pubblico ufficiale che ha firmato l’atto e l’autenticità della sua firma.
Se l’atto è rilasciato da una autorità estera in Italia (consolato estero), deve essere legalizzato dal Prefetto nella cui circoscrizione si trova l’autorità estera stessa (fanno eccezione la Val d’Aosta, in cui è competente il Presidente della Regione, e le Province di Trento e Bolzano, per cui è competente il Commissario di Governo).

La legalizzazione non riguarda, al contrario, la validità o l’efficacia dell’atto nel Paese da cui esso proviene, è quindi  meno di una certificazione notarile, in quanto la legalizzazione (come l’Apostille) non comporta nessun controllo né accettazione del contenuto del documento.

In mancanza di legalizzazione l’atto vale solo come scrittura privata.

La legalizzazione non è necessaria quando il Paese da cui proviene l’atto straniero ha aderito alla Convenzione dell’Aja del 5 ottobre 1961 sulla “Apostille”, ratificata dall’Italia con la legge 20 dicembre 1966 n.1253, la quale è una forma semplificata di legalizzazione, in vigore tra i Paesi che hanno aderito alla Convenzione e sostituisce, tra essi, la legalizzazione.

L’elenco dei Paesi firmatari la Convenzione dell’Aja del 5 ottobre 1961 è disponibile anche cliccando qui.

Anche l’Apostille non riguarda la validità o l’efficacia dell’atto nel Paese di provenienza.

“L‘Apostille” si applica solo ai documenti prodotti all’estero non si applica ai documenti eventualmente rilasciati in Italia dall’autorità consolare degli stessi paesi pertanto è necessario procedere alla legalizzazione presso la Prefettura.

La traduzione

Se gli atti “stranieri” sono redatti in lingua straniera, devono essere accompagnati da traduzione certificata dalla nostra autorità consolare o diplomatica, la traduzione può essere realizzata da traduttore ufficiale: un traduttore iscritto agli albi del Tribunale; ovvero un competente Pubblico Ufficiale, quale anche lo stesso notaio.

Un atto emesso all’estero e legalizzato, in Italia può essere tradotto in lingua italiana certificata conforme al testo straniero:

•  dalla competente autorità diplomatica o consolare del paese in Italia;
•  da un traduttore ufficiale (art. 33, D.P.R. n. 445/2000), presente nell’elenco dei traduttori ufficiali, disponibile presso la Cancelleria del Tribunale.
•  traduttore può anche essere il notaio italiano che conosce la lingua straniera.

Altre Convenzioni

La Convenzione di Londra del 7 giugno 1968, per cui sono esenti da legalizzazione gli atti redatti dai rappresentanti diplomatici e consolari dei seguenti Paesi:

Austria, Cipro, Estonia, Francia, Germania, Gran Bretagna (e Isola di Man), Grecia, Irlanda, Italia, Liechtenstein, Lussemburgo, Malta, Moldova, Norvegia, Paesi Bassi, Polonia, Portogallo, Repubblica Ceca, Romania, Spagna, Svezia, Svizzera, Turchia.

La Convenzione di Atene del 15 settembre 1977, per cui dal 28 marzo 2003 sono esenti da legalizzazione anche gli atti rilasciati dalla Polonia, in particolare gli atti riguardanti lo stato civile, la capacità o la situazione familiare delle persone fisiche, la nazionalità, il domicilio o la residenza, Lussemburgo, Francia, Olanda, Portogallo, Spagna, Turchia e Austria.

La Convenzione di Vienna del 8 Settembre 1976, ratificata dall’Italia con legge 21 dicembre 1978, n.870, secondo cui è possibile il rilascio di estratti plurilingue per provare la data e il luogo di nascita, il matrimonio e la morte, senza necessità di traduzione.
Gli Stati che attualmente hanno aderito alla Convenzione di Vienna sono: Austria, Belgio, Bosnia-Herzegovina, Croazia, Francia, Germania, Italia, Lussemburgo, Macedonia, Moldavia, Montenegro, Paesi Bassi, Polonia, Portogallo, Serbia, Slovenia, Spagna, Svizzera e Turchia.

La Convenzione di Bruxelles del 25 maggio 1987, ratificata dall’Italia con legge 24 aprile 1990, n.106, in base alla quale è stata soppressa fra Belgio, Danimarca, Francia, Irlanda, Italia ogni forma di legalizzazione o qualsiasi altra formalità equivalente, anche nel caso in cui gli atti debbano essere esibiti alle Rappresentanze consolari di Belgio, Danimarca, Francia, Irlanda e Italia operanti sul territorio di uno Stato che ha ha ratificato la Convenzione.

L’Accordo tra l’Italia e la Repubblica Argentina firmato a Roma il 9 dicembre 1987, ratificato con legge 22 novembre 1988, n.533, disciplina lo scambio degli atti dello stato civile e l’esenzione della legalizzazione a condizione che siano datati, muniti di firma e di timbro dell’Autorità che li ha rilasciati.

Regolamento tra i paesi UE, dal febbraio 2019: a norma del nuovo regolamento, quando si presenteranno documenti pubblici rilasciati in uno Stato membro dell’UE alle autorità di un altro Stato membro, non sarà più necessario alcun timbro di autenticazione e, di conseguenza, verranno meno anche le relative procedure burocratiche.
In base alle nuove norme, inoltre, i cittadini non saranno più tenuti a fornire in molti casi una traduzione giurata/ufficiale del loro documento pubblico.

Esistono altre convenzioni bilaterali.