Il D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445 dispone che, per i cittadini italiani o dell’Unione Europea e gli stranieri regolarmente soggiornanti in Italia (art. 3) l’autenticazione di firma che è l’attestazione, resa da un funzionario incaricato, che la sottoscrizione (la firma) in fondo ad un documento è stata apposta in sua presenza, dopo aver accertato l’identità della persona.

Può essere richiesta, solo per documenti in lingua italiana:

• per dichiarazioni sostitutive dell’atto di notorietà (cioè rese e sottoscritte dall’interessato sotto la sua responsabilità) concernenti fatti, stati e qualità personali di cui il dichiarante sia a diretta conoscenza riguardanti sé stesso e altre persone, non autocertificabili, da presentare a soggetti privati;
• istanze da presentare a privati;
• deleghe per la riscossione di benefici economici da parte di terze persone (ad esempio, una delega per il ritiro della pensione).

Per gli stranieri non regolarmente soggiornanti in Italia e non cittadini dell’Unione Europea, l’autentica amministrativa è sempre necessaria.

Le dichiarazioni sostitutive di atto di notorietà e le istanze da produrre a pubbliche amministrazioni e a gestori di pubblici servizi non prevedono l’autenticazione della sottoscrizione, basta la copia di un documento di identità.

È possibile fare autenticare la propria firma presso ogni Comune, possono autenticare:

• il Sindaco, presso l’ufficio anagrafe,
• un funzionario incaricato dal Sindaco, competente a ricevere la documentazione,
• un cancelliere,
• un segretario comunale.

Questa è l’Autentica Amministrativa, serve a provare l’autenticità della sola firma, mentre le informazioni dei documenti firmati provengono da altri atti già documentati e l’efficacia dell’autentica non si estende anche alle informazioni contenute in questi ultimi, il testo del documento non può quindi contenere dichiarazioni aventi valore negoziale (es. manifestazioni di intenti, accettazioni di volontà, rinunce, contratti, scritture private) né concretizzare una delega o procura.

Per l’autentica della firma il sottoscrittore deve presentarsi munito di un documento di identità in corso di validità.

Presso un notaio è possibile invece fare l’Autentica Notarile (ex art. 1 Legge Notarile) può essere fatta solo a favore di cittadini italiani (ai sensi dell’art. 28 del D. Lgs. n. 71/2011) e serve sia a provare l’autenticità della firma, sia a controllare che il contenuto dell’atto rispetta la legge, l’ordine pubblico e al buon costume.

La domanda o la dichiarazione può essere presentata direttamente dall’interessato o viene inviata per posta, fax o per via telematica, allegando una fotocopia non autenticata di un documento d’identità valido.

L’autentica di firma è soggetta a imposta di bollo (di solito di 16€), il cui importo varia a seconda dell’uso per cui la si chiede. In ogni caso, l’autentica a carico del cittadino ammonta a 0,52 euro di diritti di segreteria. Se, invece, l’autentica sia esente da bollo il costo è limitato ad un diritto di segreteria di 0,26 euro.

Riferimento: https://www.esteri.it/mae/it/servizi/italiani-all-estero/attinotarili/attivita-di-autenticazione.html